Wichtig für den Erfolg eines Mediationsverfahrens ist die genau festgelegte Struktur mit folgenden voneinander abgrenzbaren Phasen:

Kontaktaufnahme (Pre-Mediation)
Meist gibt zunächst nur eine Partei den Anstoß zur Mediation. Das Verfahren wird eingeleitet und organisiert. Die Konfliktbeteiligten treffen noch nicht beim Mediator zusammen.

Einführung und Mediationsvertrag
Hier lernen die Streitenden den Mediator kennen und umgekehrt. Beide einigen sich auf bestimmte Regeln und Vorgehensweisen und schließen einen Mediationsvertrag.

Informations- und Themensammlung
Jede Konfliktpartei stellt einzeln ihre Sichtweise des Spannungsverhältnisses dar. Ihre Anliegen werden zu Themen zusammengefasst und nach der persönlichen Wichtigkeit sortiert.

Interessenklärung
In dieser Phase hilft der Mediator den Streitgegnern dabei, einen Blick "hinter die Kulissen" zu werfen. Die Interessen und Wünsche, die hinter den unterschiedlichen Positionen stehen, werden herausgearbeitet. Durch die Technik des Mediators versetzen sich die Konfliktgegner in die Lage des anderen hinein und entwickeln Verständnis für diesen.

Optionsbildung
Dies ist die kreative Phase. Auf der Basis der neu entdeckten Interessen und Bedürfnisse suchen die Beteiligten frei und ungehemmt nach Optionen. So viel Wahlmöglichkeiten wie möglich lautet das Ziel.

Auswahl und Bewertung der Optionen
Anhand der Kriterien Realisierbarkeit und Vereinbarkeit mit persönlichen Wünschen sowie ethischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Aspekten wird eine Alternative gewählt.

Vereinbarung und Umsetzung
Die Beteiligten formulieren ein Memorandum mit ihren individuellen Vereinbarungen. Auf Wunsch können sie ihre Übereinkunft zusätzlich notariell absichern und einen

Kontrolltermin (Post-Mediation)
als Möglichkeit der Ergebnis- und Umsetzungskontrolle vereinbaren.